Heeft u uw formulieren binnen uw ISO 14001 milieuzorgsysteem? Als u doen - grote, zo niet - is het! Een van de verdeeldheid onderwerpen met interpretatie van ISO 14001:2004 en andere normen is het controleren van de formulieren. Diverse organisaties vormen anders behandelen dan de overige EMS-documenten en zijn niet van hen.

Artikel 4.4.5 van 14001:2004 norm vereist: "Documenten die door de milieubeheersysteem wordt gecontroleerd." Laten we nu onderzoeken of een vorm kwalificeert als een "document" dat "moet" worden gecontroleerd volgens de eis van de norm.

Zeer vaak bedrijven gebruiken vorm sjablonen voor proeven, kapitein lijsten en andere doeleinden. Vaak is het niet nodig om een typische, instructie met alle kenmerkende elementen, zoals het doel, de reikwijdte, de referenties, enz., als een eenvoudige tabel kan ons helpen bij het bereiken van hetzelfde doel. Zeer vaak bedrijven krijgen niet-naleving van hun agenten tijdens de certificering audits omdat hun formulieren zijn niet bedoeld.

Herhaaldelijk ik dit onderwerp bespreken met mijn cliënten. Regelmatig hoor ik hetzelfde antwoord: "Waarom moet ik de controle een vorm?" Eerlijk, ik begrijp dit niet! Waarom moet een formulier worden behandeld dan een ander document? Hoe zou een weten dat we behoefte hebben aan een vorm als het niet wordt verwezen in ons ISO 14001-management-systeem? Als formulieren niet worden beheerd door uw documentatie systeem, en u besluit ze te wijzigen, hoe kunt u erop vertrouwen dat u wijzigingen aanbrengt in de laatste herziening? Trouwens, wat is een vorm? Een korte evaluatie zal helpen bij het beantwoorden van deze vraag. Als we een lijst van richtingen vertelt ons:

1 - bereiden 2-tabel

2 - Voer de naam van uw bedrijf in de eerste kolom

3 - Voer de URL van uw bedrijf in de tweede kolom

Bijna niemand zal beweren dat dit drie-line schrijven is in feite een opdracht tot het maken en dit formulier invullen. Dus als dit is een instructie, het "moeten" worden gecontroleerd, toch? De standaard gezegd.

Nu, wat als kregen we een twee-kolom tabel waar de eerste kolom is de titel "U ondernemingenbeleid naam" en de tweede kolom "Internet adres". We werden gevraagd om het formulier in. Eenvoudig te stellen, zouden we voer de naam van ons bedrijf en onze URL in de tabel. Het betekent dat wij deze tabel geïnterpreteerd als een "opdracht". Als het loopt zoals eend is een eend! OK, de meeste als een eend

Dit voorbeeld toont dat onze eerste drie online instructie in het Engels (dat uiteraard moet worden geregeld), dient dezelfde functie, in de praktijk tot hetzelfde resultaat, als onze vorm. Daarom is de vorm zoals een instructie en "moeten" worden gecontroleerd.

Het lijkt erop dat de verwarring over de vorm en de controle daarvan is afkomstig uit het feit dat de formulieren dienen 2 functies. Niet volledig ingevulde formulieren worden instructies in tabelvorm taal. Nadat een formulier is ingevuld, wordt het een record. Records, zoals wij weten, niet over een nummer, of een herziening niveau. Records worden gecontroleerd door verschillende processen. Onthoud dit en de behandeling van uw formulieren als instructies worden gecontroleerd door uw document controleprocedure. Eigenlijk is er een eenvoudige test kunt u als u denkt over het niet beheersen van een formulier.

- Als u een formulier voor ISO 14001:2004 EMS en gevonden werd veranderd, zou u graag willen weten wie het gedaan heeft en waarom?

- Als wijzigingen aan uw milieu vorm, zou u graag het personeel op de vloer gebruik maken van de nieuwste rev.?

- Als u afwezig waren, (een reis naar Rusland, zeg maar) zou u willen mensen te vinden uw formulier alleen door te kijken naar een verwijzing naar het in uw ISO 14001 milieuzorgsysteem?

Gewoon een "Ja" om de bovenstaande vragen geeft aan dat uw formulier is zeker een kandidaat voor documentatie controle praktijken.